Erleichtert Die Verwaltung Von Großen Gruppen: Mit VairRes Lassen Sich Umbuchungen Transparent Und übersichtlich Online Erfassen. (Foto: VairRes)

Online-Tool ermöglicht Zeit- und Kostenersparnis

Sie sind komplex, zeitintensiv und oftmals fehleranfällig – Zimmerbuchungen für große Gruppen. Letztere stellen daher für alle Beteiligten eine große Herausforderung dar. Wesentlich erleichtert wird diese Aufgabenstellung durch eine neue webbasierte Lösung: „vairRes“ ermöglicht eine unkomplizierte Verwaltung umfangreicher Kontingente.

Für viele Hotelbesitzer sind Messezeiten nicht nur eine ertragreiche, sondern vor allem auch arbeitsintensive Zeit. Insbesondere Zimmerbuchungen großer Gruppen erfordern ein hohes Maß an Verwaltungsaufwand. Jede Abweichung wird erfasst und an das Hotel weitergeleitet. Namenslisten müssen aktualisiert, Änderungen und Umbuchungen aufgenommen, sowohl Engpässe als auch Leerstand vermieden werden. Der gesamte Prozess bedeutet einen erhöhten Arbeits- und Zeitaufwand, der zudem ein großes Fehlerpotenzial beherbergt.

Integrierte Namensliste
Das neue Online-Tool „vairRes“ erleichtert diese Vorgänge deutlich. Die Buchung wird über ein gemeinsames Programm abgewickelt und gleichzeitig verwaltet. Diese Real-Time-Verbindung ermöglicht erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Denn das neue Programm ermöglicht nicht nur das Einstellen von Zimmern und deren Buchung, sondern integriert Gruppen und umfangreiche Namenslisten. Diese müssen nicht mehr manuell erfasst werden, sondern lassen sich einfach als Excel-Datei im- und exportieren und problemlos in das Property Management System übertragen.

Eine geschlossene Plattform
Das System ist geschlossen: Das heißt, dass die Zimmerkontingente nur nach Log-In und nur vom Hotelier und der buchenden Person einsehbar sind. Allerdings können mehrere Gruppen zu einem Event oder auch mehrere Hotels einer Kette verwaltet werden. Umbuchungen lassen sich von allen Beteiligten webbasiert vornehmen. Sie können durch einfaches Drag and Drop schnell und unkompliziert eingestellt werden. Das ermöglicht sowohl für die buchenden Unternehmen als auch für die Verantwortlichen des Hotels eine transparente Übersicht in Echtzeit – egal ob vom Handy, Tablet oder Desktop. Zu Gute kommt vairRes dabei die Tatsache, dass das Programm für Hotelangestellte meist problemlos zu bedienen ist, da zentrale Elemente einerseits aus den gängigen Hotelprogrammen kommen und sich andererseits an Excel anlehnen. „Fehlerquellen und der Aufwand für die Gruppenverwaltung werden mit vairRes deutlich reduziert. Diese Zeit- und Arbeitsersparnis können Hoteliers für zusätzliche Aufmerksamkeit bei der Gästebetreuung einsetzen“, erklärt Herwig Mayr, Geschäftsführer und Inhaber der vairRes GmbH.

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Erleichtert die Verwaltung von großen Gruppen: Mit vairRes lassen sich Umbuchungen transparent und übersichtlich online erfassen. (Foto: vairRes)

Erleichtert die Verwaltung von großen Gruppen: Mit vairRes lassen sich Umbuchungen transparent und übersichtlich online erfassen. (Foto: vairRes)

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