Zur Bauma Erwartet München Wieder Zahlreiche Aussteller Und Besucher Aus Dem In- Und Ausland. (Foto: VairRes)

vairRes erleichtert Zimmerbuchungen und -verwaltung

Im April 2016 ist es wieder so weit: Zur bauma erwartet München wieder zahlreiche Aussteller und Besucher aus dem In- und Ausland. Die Weltleitmesse für Baumaschinen, -fahrzeuge und -geräte wird mit insgesamt 605.000 Quadratmetern das gesamte Messegelände belegen. Erneut rechnet man mit Rekordzahlen von über 3.400 Ausstellern und mehr als einer halben Million Besuchern. Das Messehighlight stellt jedoch sowohl Aussteller als auch Besucher vor Herausforderungen: Hotelzimmer sind oftmals weit im Voraus ausgebucht und das passende Angebot schwer zu finden. Zugleich ist die Verwaltung bereits gebuchter Zimmerkontingente mit einem gehörigen Verwaltungsaufwand verbunden – ein Problem, das jetzt ein neuartiges Online-Tool lösen soll. Dieses ist für buchende Unternehmen kostenfrei.

Die Vorbereitungen für die bauma laufen in den meisten Unternehmen bereits auf Hochtouren: Messestand, Neuheiten, Kommunikation und nicht zuletzt die Standbesetzung sind nur einige Themen, die bis zum April geplant werden müssen. Sowohl der Einsatz der Vertriebsmitarbeiter als auch der Aufenthalt von Geschäftsführern und Azubis vor Ort sind Aspekte, die dann auch bei der Hotelbuchung eine Rolle spielen. „Wer übernachtet wo zur bauma“ – eine Frage, die nicht nur die Reisestelle in großen Unternehmen beschäftigt, sondern auch die Arbeitskraft von Mitarbeitern bindet, zu deren zentralen Aufgaben im Alltagsgeschäft ganz andere Bereiche gehören. Das Buchen der Zimmerkontingente ist somit eine notwendige, jedoch meist lästige Aufgabe, die zur Messevorbereitung dazugehört. Sie sollte so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen und so geringe Kosten wie nötig verursachen. Die Praxis sieht jedoch anders aus: Die notwendigen Informationen, wann wer auf der Messe ist, werden per E-Mail abgefragt und dann in eine Excelliste übertragen. Auch das jeweilige Hotelzimmer und die -kategorie werden hier nach der Buchung erfasst. Bis zur Messe kommt es jedoch laufend zu Änderungen: Ein Mitarbeiter bleibt länger auf der Messe, ein anderer verlässt das Unternehmen und wird folglich kein Zimmer benötigen, die Standbesetzung des ersten Tages wird mit der vom dritten Tag getauscht – und alle Informationen müssen immer an das jeweilige Hotel übermittelt werden, damit es in der stressigen Messezeit keine Probleme beim Check-In gibt. Die Kostenkalkulation und -kontrolle wird dabei ebenfalls immer wieder korrigiert. Insgesamt gestaltet sich dieser Vorgang sehr zeitintensiv und ist zugleich äußerst fehleranfällig.

Abhilfe schafft hier jetzt ein neuartiges, kostenfreies Online-Tool, das sowohl für buchende Unternehmen als auch für Hoteliers Erleichterung bietet. Mit vairRes arbeiten alle auf einer Plattform, so dass Änderungen direkt für alle Beteiligten sichtbar sind. Große Gruppen lassen sich somit leichter verwalten. Zudem ist mit wenigen Klicks ein Kostenüberblick möglich, so dass auch dies unkompliziert bewältigen lässt. Auch die Zuordnung zu Kostenstellen bietet zusätzliche Transparenz. Da das System webbasiert ist, können alle Buchungen und Änderungen auch von unterwegs auf dem Handy oder Tablet eingesehen werden – ein Vorteil, der sich beispielsweise auf der Messe vor Ort besonders auszahlt. Fehler und Stornierungskosten lassen sich auf diese Weise erheblich reduzieren und der Administrationsaufwand wird für alle erheblich gesenkt.

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Zur bauma erwartet München wieder zahlreiche Aussteller und Besucher aus dem In- und Ausland. (Foto: vairRes)

Zur bauma erwartet München wieder zahlreiche Aussteller und Besucher aus dem In- und Ausland. (Foto: vairRes)

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