Jede geleistete Stunde im Blick

Integrierte Personalzeiterfassung im ERP-System von Softbauware

Stempelkarte, Stechuhr, Stundenzettel: Die Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen, sind vielfältig. Alle bringen ihre Vor- und Nachteile mit sich. Ein ideales System, das für alle Branchen, Berufe und Beschäftigungsverhältnisse geeignet ist, gibt es jedoch nicht. Das liegt an den variierenden Anforderungen, die je nach Unternehmen an die Zeiterfassung gestellt werden. Softbauware hat sich vor diesem Hintergrund unter anderem auf die bauzuliefernde Industrie, die Betonfertigteilbranche und Fertighaushersteller spezialisiert und bietet eigens für diese Branchen ein maßgeschneidertes Programm zur Mitarbeiterzeiterfassung an. Dieses ist nahtlos in das ERP-System von Softbauware integriert.

Die digitale Arbeitszeiterfassung ist häufig zu Unrecht als Kontrollmedium verschrien. Dabei bietet die Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden insbesondere den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Sicherheit. Geleistete Überstunden werden sichtbar und können so im Nachhinein ausgezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die Aufzeichnung der Arbeitszeit klar ersichtlich ist, ob Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden. Gleichermaßen profitiert der Arbeitgeber von einer digitalen Zeiterfassung. Dank dieser kann das Unternehmen jederzeit nachweisen, dass die Arbeitsschutzgesetze eingehalten wurden. Diese wichtige Rolle der Arbeitszeiterfassung unterstreicht die Notwendigkeit eines Systems, das genau auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt ist. Softbauware bietet vor diesem Hintergrund eine Anwendung zur Zeiterfassung, die auf der einen Seite bereits einen klaren Branchenfokus aufweist, auf der anderen Seite auf individuelle Kundenwünsche zugeschnitten werden kann.

An alles gedacht

Mit der Personalzeiterfassungs-Anwendung (PZE) deckt das Unternehmen alle Anforderungen an das Personalstundenmanagement ab. Im System können unterschiedliche Zeitmodelle abgebildet werden, um die zeitlichen Rahmenbedingungen der verschiedenen Anstellungsarten und Unternehmensbereiche abzubilden und die Einhaltung von Arbeitnehmerschutz-Maßnahmen zu gewährleisten. Bei Bedarf lässt sich für jede Person eine individuelle Arbeitszeitenreglung festlegen. Sollten dennoch Pausen- und Ruhezeiten zwischen zwei Schichten überschritten werden, wird dies den Vorgesetzten oder der Personalabteilung gemeldet. An Terminals oder am PC können die Mitarbeiter ihr Kommen und Gehen sowie Pausenzeiten und Dienstgänge einbuchen. Sogar Urlaube können auf diese Weise vermerkt und durch die Vorgesetzten im ERP genehmigt oder abgelehnt werden. Auch die Urlaubsplanung kann über das System erfolgen. Das hat zudem den Vorteil, dass jeder auf die bevorstehenden Urlaubszeiten zugreifen kann. Auf diese Weise lassen sich Engpässe vermeiden, die bei fehlendem Überblick der genommenen Urlaubstage schnell auftreten. In der Urlaubsübersicht sieht der Vorgesetzte bereits genehmigten Abwesenheiten in seiner Abteilung und kann daraufhin eingehende Urlaubsanträge konstruktiv bewerten. Zudem können die PZE-Daten für die Verplanung von Montageteams herangezogen werden.

Fließender Übergang

Da die PZE-Anwendung als Erweiterung der ERP-Software von Softbauware gedacht ist, profitieren Kunden besonders von der Vernetzung der einzelnen Abteilungen. PZE-Zeitkarten können innerhalb des Systems mit einem Klick erstellt und an die Lohnbuchhaltung weitergegeben werden. Diese ist so nur noch für die Verbuchung der Löhne zuständig. Das beschleunigt die Informationsweitergabe und reduziert Fehler durch verlorene, ausgedruckte Stundenzettel oder gar händisch geführte Listen. Ein weiterer Vorteil der Vollintegration der PZE-Daten im ERP ist der Mehrwert für die Betriebskostenberechnung, denn die Daten fließen direkt in die IST-Kostenkalkulation mit ein. Während der Einrichtung des Systems begleitet Softbauware jeden Schritt genau und stellt die lückenlose Übertragung aller Mitarbeiterdaten sicher. Dank der klaren Strukturierung und dem niederschwelligen Aufbau des Systems ist der Schulungsaufwand im Vorfeld gering. Löst die PZE-Anwendung von Softbauware ein bestehendes Programm ab, fallen keine Ausfallzeiten der Dokumentation an: Die Anwendung kann binnen kürzester Zeit eingerichtet werden. Um sicherzustellen, dass das System bei Inbetriebnahme reibungslos läuft und bestens auf den Kunden abgestimmt ist, gehen der Nutzung Mitarbeiter-Workshops zur Bedienung der Anwendungen voraus. Diese beinhalten auch exemplarische Buchungen, auf deren Grundlage die Mitarbeiter von Softbauware mögliche Probleme bei der Datenerfassung im Vorfeld aufdecken und lösen können. Der Übergang wird im laufenden Betrieb fließend vollzogen.

Das PZE-System von Softbauware überzeugt durch seine branchengenaue Ausrichtung. Dank individueller Anpassung an die Kundenwünsche können sämtliche Schicht- und Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden. Durch höchste Sicherheitsstandards werden alle Mitarbeiterdaten DSGVO-konform abgesichert. Die Integration in das ERP-System bietet zusätzlichen Nutzerkomfort, da der Austausch der Personalstammdaten und der geleisteten Arbeitszeiten nahtlos vonstatten geht.