Fusion mit Mehrwert

Durchdachte Umstellung von Gesys auf ERPbos

Die Umstellung auf neue Systeme erzeugt bei Nutzern immer wieder Unsicherheiten. Die Angst vor Datenverlusten oder stockenden Geschäftsprozessen ist dabei vorrangig. Mit dem Zusammenschluss der ERP-Profis Softbauware und Gesys erhalten Gesys-Bestandskunden die Möglichkeit, von einem in die Jahre gekommenen System zu ERPbos zu migrieren. Mit einem Standardprozess aus fünf Schritten zeigt Softbauware, wie ein reibungsloser Übergang bei einem Systemwechsel möglich wird.

Mit der Partnerschaft von Gesys und Softbauware wird den Bestandskunden von Gesys die vollständige Migration aus dem in die Jahre gekommenen ERP-System „Gesys“ in die bewährte Softbauware-Komplettlösung „ERPbos“ garantiert. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, erfolgt dieser auf Basis eines standardisierten Projektfahrplans. Letzterer bildet die vom Kunden eingesetzten Geschäftsprozesse ab und verschafft so finanzielle und zeitliche Planungssicherheit. Auf diese Weise erfolgt die Übernahme der im Fahrplan definierten Geschäftsprozesse und Datenstrukturen sowie die Migration der Stammdaten. Auch die Installation und Basiskonfiguration von Servern und Klienten wird dabei durch den Softwareanbieter umgesetzt – inklusive der Inbetriebnahme der vorgesehenen Schnittstellen. Abgerundet wird der Migrationsprozess durch Basisschulungen für die Key-User und Administratoren des ERP-Systems sowie der aktiven Unterstützung während des abschießenden Go-Live. Die vollständige Migration verläuft dabei in fünf Phasen.

Definition von Prozessen und Projektfahrplan

In der ersten Projektphase wird ein Kick-off-Workshop einberufen, in welchem die anstehenden Geschäftsprozesse abgestimmt und der Projektfahrplan besprochen werden. So erhalten alle Entscheider und maßgeblich Prozessbeteiligten einen klaren Einblick in den bevorstehenden Ablauf. In der nachfolgenden Phase werden Server und Clients durch den technischen Berater installiert sowie die Basiskonfiguration vorgenommen. Dieser Schritt entfällt, falls im Vorfeld bereits eine Teilmigration zu GESYSbos erfolgt ist.

Datenmigration

Mit der nächsten Phase beginnt die Datenmigration. Dies kann als automatisierte Übernahme von Stammdaten und Bewegungsdaten zu Auswertungszwecken in einem standardisierten Verfahren durchgeführt werden. Alternativ ist auch eine vereinfachte Datenmigration möglich. Hierbei werden Excel-Vorlagen für Debitoren, Kreditoren, Objekte, Adressen und Artikel bereitgestellt. Darüber hinaus bleiben Bewegungsdaten im alten System archiviert. Die Übernahme kann aufwandsabhängig erfolgen. Auch diese Schritte werden eng durch den technischen Berater begleitet.

Schulungen

Mit den Prozessschulungen durch den Projektleiter wird die vierte Phase eingeleitet. Dabei steht das Erlernen der notwendigen neuen Geschäftsprozesse im Mittelpunkt. Die Festlegung der erforderlichen Geschäftsprozesse erfolgt im Vorfeld gemeinsam mit dem Kundenmanagement. Im Standardprozess inkludiert ist die rudimentäre Belegumsetzung durch den technischen Berater ohne die Einstellung endgültiger Darstellungen und Datenquellen anhand der vorhandenen Altbelege. Optional kann auch eine Feinjustierung pro Beleg erfolgen oder eine individuelle Schulung im Reportdesigner erfolgen.

Aktive neue Schnittstellen

Die abschließende und damit letzte Phase ist die Schnittstelleninbetriebnahme. Dabei wird auch die Ablösung bestehender Schnittstellen durch Standard-Schnittstellen in ERPbos umgesetzt. Notwendige individuelle Anpassungen an diesen Standardschnittstellen wurden bereits im Einführungsprozess identifiziert, wodurch sie in dieser Phase mit geringem Aufwand umgesetzt werden können. Da Softbauware das ERP-System inklusive der Entwicklungsumgebung ausliefert, können technisch versierte Mitarbeiter unabhängig und flexibel die Systeme jederzeit an veränderte Geschäftsprozesse anpassen. Die notwendige Einarbeitung in diese Entwicklungsumgebung wird bei Interesse durch Softbauware durchgeführt.

Während des Migrationsprozesses kann es vorkommen, dass unterschiedliche Optimierungsmöglichkeiten festgestellt werden. Darunter fallen beispielsweise der Wegfall externer DMS-Schnittstellen durch die integrierte DMS innerhalb ERPbos. Diese Potentiale werden von den Beratern während des gesamten Prozesses gesammelt und können anschließend auf Wunsch direkt umgesetzt werden. Als Ergebnis erhalten die Kunden ein modernes in sich geschlossenes ERP-Komplettsystem, in welches die vorher gesammelten Daten lückenlos transferiert wurden. Die Migration verläuft damit im Hintergrund, sodass laufende Geschäftsprozesse zu keinem Zeitpunkt gestört werden. Damit schafft Softbauware einen klaren Fahrplan im Umstellungsprozess und einen reibungslosen Ablauf. „Dies ist das Ergebnis der intensiven Zusammenarbeit der Mitarbeiter von Gesys und Softbauware. Die ersten Kunden starten jetzt mit dem Projekt und profitieren von einer strukturierten Vorgehensweise“, erklärt Stefan Zabicki, Geschäftsführer von Softbauware und Gesys.